Lotus Notes ist eine Groupwareplattform entwickelt von der Firma Lotus (heute IBM). Der Begriff Lotus Notes wurde bis zur Version 4 für den Lotus Notes Server und den Lotus Notes Client verwendet. Seit der 5er Version, wird der Begriff Lotus Notes nur noch für den Client verwendet. Heute gibt es drei Clients.
1. Lotus Notes Client
2. Lotus Domino Designer Client
3. Lotus Domino Administrator Client.
Der Server heißt heute nur noch "Domino Server". Man hatte also dem Kind nur einen neuen Namen gegeben. Das Marketing hatte funktioniert. Der Begriff Domino ist bereits in der Lotus Notes Welt ein fester Begriff.
Lotus Notes ist in erster Linie eine Plattform für das Dokumentenmanagement. Sie wurde entwickelt, um das papierlose Büro zu realisieren. Jedes Formular, jeder Antrag der noch per Hand ausgefüllt wurde, sollte durch eine Lotus Notes Datenbank ersetzt werden. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass in manchen Firmen, in denen Lotus Notes eingesetzt wird, immer noch mit sehr viel Papier gearbeitet wird.
Eine große Stärke der Lotus Notes Plattform ist die Integration in bestehende Workflows. Lotus Notes ist auf Grund der integrierten Mailfunktionalität in der Lage, die Kommunikation und die Verteilung von elektronischen Papier zu übernehmen. Genehmigungsverfahren werden durch Lotus Notes zu Kinderspiel.
Grundsätzlich werden auf dem Markt zwei Produkte immer wieder verglichen. Die Lotus Notes Plattform oder Microsoft Exchange. Wenn man etwas vergleichen wollte, dann wäre es die Lotus Notes Mailfunktionalität und MS-Outlook. Alles andere lässt sich beim besten Willen nicht vergleichen. Warum ? Wie schon erwähnt, basiert Lotus Notes auf dem Dokumentenmanagement. Ein Dokument repräsentiert einen sog. Datensatz. In MS hätte wir jetzt schon das zweite Produkt: MS-Sql Server oder MS-Access. Beide basieren nicht auf Dokumente sondern auf Tabellen, die in irgend welchen Beziehungen zueinander stehen. In Lotus Notes können Datensätze grundsätzlich doppelt angelegt werden. Bei relationalen Datenbanken wird dies wegen der Primärschlüssel unmöglich. In Lotus Notes ist es wiederum möglich Datenbanken zu replizieren und für den lokalen Gebrauch zu formatieren. In relationalen Datenbanken geht dies nicht. Lotus Notes ist wegen der fehlenden Tabellen nicht besonders benutzerfreundlich bei größeren Datenmengen. Die Lotus Notes Datenbanken werden sehr schnell träge. Für relationale Datenbanken ist dies überhaupt kein Problem. Abfragen und flexible Auswertungen kann Lotus Notes nur mit third Party Tools vernünftig realisieren. Bei relationalen Datenbanken genügt eine SQL-Anweisung. Lotus Notes ist auf Grund seiner Dokumentenform in der Lage echtes Wissen zu speichern. So wie der Benutzer denkt. In relationalen Datenbanken können nur reine Datensätze gespeichert werden. Die Datensätze sind zeitpunktgenau gespeichert. Können also keine Entwicklung über Monate zurückverfolgen. (Man arbeitet heute im Bereich Data Mining an einer Lösung).
Es geht bei Lotus Notes also nicht um Flexibilität am Datensatz, sonder um Flexibiiltät im Arbeitsprozeß. Lotus Notes ist immer dann die richtige Entscheidung, wenn Arbeitsprozesse, die mit Papier oder mit Genehmigungsverfahren zu tun haben, optimiert werden sollen.
In der folgenden Tabelle bekommen Sie einen kleinen Überblick über die Vor- und Nachteile der Lotus Notes Plattform und relationalen Datenbanken. Sie werden erkennen, dass es grundsätzlich keinen Sinn macht, Lotus Notes und relationale Datenbanken zu vergleichen. Beide Plattformen haben Vor- und Nachteile. Beide Plattformen werden für die unterschiedlichsten Situationen benötigt. Das ist die Aufforderung an alle Entscheider, die immer geglaubt haben, "Ein System für alle Probleme". Diese Denke hat in der Vergangenheit einige Köpfe gekostet...
Lassen Sie sich beraten ! Andreas.Schmidt@as-consulting-online.de
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Lotus
Notes
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RDMS
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| Echtzeitdaten ? | Nein | Ja |
| Daten sind mobil ? | seht gut | Nein |
| Einsatz für grossen Datenmengen ? | ungeeignet | sehr gut |
| Einsatz für komplexe Berechnungen ? | unflexibel | sehr gut |
| Flexible Abfragen an die Daten ? | unflexibel | sehr gut |
| Berichtswesen ? | Third-Party | Ja |
| Speicherung von Wissen ? | Ja | Nein |
| Zeitraumauswertungen ? | Ja | Nein |
| Arbeiten mehrerer P an den selben Daten ? | Ja | Nein |
| Workflowfunktionaltät ? | sehr gut | schlecht |
| Dokumentenmanagement ? | sehr gut | schlecht |
| Webfähigkeit ? | sehr gut | mehr Aufwand ok |
| Speicherung von weichen Daten ? | Ja | Nein |
| Druckfunktionalität ? | schlecht | gut |
| Teamunterstützung ? | sehr gut | gut |
| Sicherheit ? | sehr gut | sehr gut |
| Flexible Rechte ? | sehr gut | statisch |
Lotus Notes Datenbanken werden grundsätzlich im *.NSF (Notes Storage File) Format abgespeichert. Alle Dokumente, Anhänge, Bilder usw. werden in diesen Dateien gespeichert. Das heisst, dass eine Notes-Email mit Anhang nicht auf der Festplatte zu finden ist. Es muss die NSF-Datei gefunden werden, in der alle Emails gespeichert werden. Standardmäßig werden alle Lotus Notes Datenbanken im DATA-Verzeichnis gespeichert. Das Data-Verzeichnis ist der Container für alle Lotus Notes Datenbanken (NSF) und Lotus Notes Schablonen (NTF). Lotus Notes Datenbanken können sowohl Lokal als auch auf dem Server geöffnet werden. Für den mobilen Einsatz wird eine sog. Replik von einer Lotus Notes Datenbank erstellt. Repliken sind identische Kopien einer Lotus Notes Datenbanke und lassen sich problemlos und zu jeder Zeit mit der Serverdatenbank abgleichen (replizieren). Das bedeutet also, dass es einen Unterschied zwischen Kopie und Replik gibt. Vom Aufbau her sind Kopie und Replik 100% gleich. Jedoch besitzen Sie unterschiedliche ID-Nummern. Nur Lotus Notes Datenbanken mit gleicher Replik-Nr. lassen sich syncronisieren. Grundsätzlich funktioniert der Replikationsvorgang zwischen Lokalen und Server-Datenbanken oder von Server zu Server-Datenbanken. Eine Replikation von Lokal zu Lokal funktioniert nicht.
Bei der Lotus Notes Version 4 war eine pysikalische Beschränkung von 4 GB festgelegt. Ab der Version 5 konnten Lotus Notes Datenbanken unendlich groß werden. Natürlich ist das nicht ratsam eine Lotus Notes Datenbank unendlich groß werden zu lassen, da die Zugriffsgeschwindigkeit sehr darunter leidet. Die Grösse einer Lotus Notes Datenbank hängt vor ihrer ODS ab. ODS steht für On Disc Structur. R4er Datenbanken besitzen die ODS 20, R5er Datenbanken besitzen die ODS 41 und die aktuellste 6er Version besitzt die ODS 43. Die ODS ist vergleichbar mit dem Filesystem von MS-Windows. Dort gibt es je nach Version das FAT16, FAT32 oder NTFS...
Zur Entwicklung einer Lotus Notes Datenbank benötigt man ab der 5er Version den Domino Designer Client. Er wird zusätzlich zum Lotus Notes Desktop-Client von der Installations-CD installiert. Ähnlich wie bei Microsoft Access Datenbanken beinhalten Lotus Notes Datenbanken sog. Masken (in MS = Formulare) und Ansichten (in MS = SQL - Abfragen) und obwohl es so aussieht, als wäre der Aufbau gleich, wurde bereits erklärt, das eine Lotus Notes Datenbank in keiner Weise vergleichbar ist mit einer relationalen Datenbank. Die richtige Vorgehensweise bei der Programmierung einer Lotus Notes Datenbank kann in Seminaren erlernt werden. Grundsätzlich werden folgende drei Kurse als Einstieg in die Lotus Notes Programmierung empfohlen:
1. Application Domino Designer R5 (3 Tage)
2. Application Security & Workflow (2 Tage)
3. Einführung in Lotus Script R5 (3 Tage)
Natürlich könnten Sie einfach die Installation durchführen und loslegen. In vielen Büchern steht drin wie eine Lotus Notes programmiert wird. Das Problem besteht nur darin, dass wenn man sich erst einmal etwas falsch angelernt hat, ist es nur sehr schwer ist, diese Fehler wieder zu beheben. Es stellen sich doch die Fragen:
1. Welche Reihenfolge muss ich bei der Lotus Notes Programmierung einhalten ?
2. Welche praxisrelevanten Grundregeln sind zu beachten ? (die stehen in keinem Buch)
3. Wie geht man an eine produktiv laufende Lotus Notes Datenbank heran, um sie zu ändern ? (80% der Lotus Notes Entwicklungen sind Anpassungen und keine Neuentwicklungen)
4. Welche Standards muss ich einhalten ?
Sie sehen schon, dass die Beantwortung dieser Fragen in keinem Buch stehen. Ich selbst habe ein Praxisbuch geschrieben, dass nicht auf alle Fragen eine Antwort hat, aber dennoch sehr gut für Einsteiger ist. Es ist die günstigere Variante, dennoch kann Ich Ihnen nur empfehlen, dass Sie das Geld aufbringen um die 3 wichtigsten Kurse s.o. besuchen.
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